HOWTO Gruppen-Ordner u. -Verzeichnisse (Group folders)

Moin,
hier bei Nextcloud im User-Forum fĂŒr ungeschulte Privatpersonen ohne Support-Vertrag. LandlĂ€ufig auch oft als ‘Heimbenutzer’ bezeichnet, sollen sich hier aber bitte möglichst alle Menschen gleichermaßen als diverse Personen, Damen und Herren angesprochen fĂŒhlen.

Es gibt die (vielleicht noch nicht allerseits bekannten) Gruppenverzeichnisse, die man allerdings erst mit Hilfe der NC Group folders app auf dem NC Server anlegen kann. Nach entsprechenden Fragen im Forum zum Thema habe ich mich mal ganz freiwillig an diese Anleitung / HowTo gewagt und bin selbst auf das Ergebnis gespannt.

Ein paar freie Gedanken als Vorspann, ansonsten gleich weiter zur Anleitung weiter unten.


Vorspann

Diese sogenannten Gruppenorder oder Gruppenverzeichnisse werden lokal als externer Speicher eingestuft und mĂŒssen ĂŒber die Nextcloud desktop App entsprechend gesondert behandelt und ĂŒblicher Weise damit extra eingehĂ€ngt werden.
:safety_vest:
Leider ist das Vorgehen dabei aber nicht ganz so einfach, wie man es eigentlich erwarten dĂŒrfte. Mit mindestens Groupfolder 4.1.4 sollte es aber ab einschließlich NC 16 ganz gut klappen.
:lab_coat:
Einige Probleme mit der nötigen Software aus der Vergangenheit sind inzwischen wohl bewĂ€ltigt. Eine angemessene Vorsicht im Umgang mit Gruppenverzeichnissen und das nötige Augenmaß sowohl als Systemverwalter (Admin) als auch als Gruppenadministrator sind trotzdem anzuraten.
:nerd_face:
Bedauerlicher Weise hat es Nextcloud bis heute anscheinend noch nicht geschafft, irgendwo eine einigermaßen vernĂŒnftige deutschsprachige Anleitung ins Netz zu stellen. Gleichzeitig ist die fragliche Anwendung (d.h. die Group folders App) selbst auch noch nicht wirklich durchgehend ĂŒbersetzt worden.
:thinking:
Eigentlich ein gutes BetĂ€tigungsfeld fĂŒr Freiwillige.
:rocket:
Der hĂŒbsche Web-Auftritt der Nextcloud GmbH gibt sich mindestens dreisprachig und da gibt es meiner Meinung nach nur wenig zu meckern und im Gegenteil viel zu bestaunen. Gratulation.
:partying_face:
Bekanntlich ist die Nextcloud GmbH zwar inzwischen schon lĂ€nger in Berlin angekommen, aber dabei sind die Entwickler irgendwie im Amerikanischen Sektor hĂ€ngen geblieben, denn trotz einer Stadt in der Tradition der ehemaligen vier BesatzungsmĂ€chte (US, GB, FR, RU) spricht man bisher weitgehend nur ein gewisses U.S.-Englisch, auch in HandbĂŒchern. Fast so, wie wir das vielleicht aus dem Film Eins, Zwei, Drei noch kennen. Da wĂ€re mir manchmal die Linie 1 ehrlich gesagt doch lieber. Vielleicht mal eine Idee fĂŒrs Marketing und eine groovige After-Work-Party im Grips?
:blush:
Aber wie sagt der Schwabe so schön: Wir können alles, außer Hochdeutsch.
:innocent:


Anleitung

:no_entry_sign::warning::no_entry_sign: — Baustelle / work in progress (WIP) :warning:

EinfĂŒhrung

Zu Fragen der Verwaltung einer Nextcloud siehe ganz allgemein: NC 16 Admin Docs » Introduction

In GitHub bitte unter Group folders in der englischsprachigen Beschreibung nachschauen und dabei besonders die Hinweise in den Abschnitten Configure folders und Folders beachten.

In diesem Fall wollen wir bitte (noch) nicht auf die etwas komplexere erweiterte Rechtervergabe im Abschnitt Advanced permissions eingehen, weil es dabei zu technischen Schwierigkeiten und logischen MissverstĂ€ndnissen in der Handhabung kommen kann. FĂŒr ungeschulte Heimbenutzer ohne Support-Vertrag scheint mir das Konzept noch nicht ganz ausgereift zu sein,.

wird ergÀnzt / to be defined (TBD) :warning:

Warnung

Die Bedienung am lokalen Rechner und der Zugriff auf den Server sind ausreichend bekannt.

Alle Login-Anforderungen und Dateizugriffe sind jeweils so zu behandeln, wie es das jeweils gewÀhlte Betriebssystem und die Dateiverwaltung im gewÀhlten Betriebssystem sowohl am lokalen Rechner als auch am Server jeweils vorsehen. Mögliche Probleme sind selbst zu lösen.

Fragen zum Betriebssystem am lokalen Rechner sind kein Bestandteil dieser Anleitung.

Die Bedienung der Nextcloud desktop App sollte bekannt sein und wird hier nicht wiederholt.

wird ergÀnzt / to be defined (TBD) :warning:

Installierung

Bitte unbedingt im Handbuch nachlesen, wie man eine NC App auf dem NC Server installiert und danach mindestens Groupfolder 4.1.4 entsprechend laden und aktivieren.

Zu Fragen der App-Verwaltung siehe ganz allgemein: NC 16 Docs » Apps management

Konfigurierung

FĂŒr den nachfolgend beschriebenen Ablauf wird vorausgesetzt:

  • Der NC Server ist mit NC 16 aufwĂ€rts fertig eingerichtet und ein berechtigter Zugriff per HTTPS gesichert. Ein Zugriff mit dem Web-GUI von Nextcloud im gewĂŒnschten Internet-Browser auf das eigene Admin-Konto und auf das getrennte Benutzer-Konto ist zuverlĂ€ssig möglich.

  • Es existieren bereits funktionierende Benutzerkonten und Benutzergruppen.

  • Das Admin-Konto ist Mitglied der Admin-Gruppe.

  • Auf dem lokalen Rechner ist die NC desktop App erfolgreich installiert und wir sind mit dem Admin-Konto am NC Server angemeldet und die Dateiordner werden so synchronisiert, daß diese im lokalen Verzeichnis unter dem eingestellten Cloud-Verzeichnis sichtbar sind.

  • ZusĂ€tzlich zum (1) Admin-Konto sollen wenigstens ein (1) Benutzerkonto und eine Gruppe mit diesem Konto und dem Admin-Konto zusammen (d.h. 1+1= 2 EintrĂ€ge darin) bestehen. Das Benutzerkonto und das Admin-Konto sind also Mitglied in derselben Gruppe, aber ohne daß das Benutzerkonto ein Mitglied der Admin-Gruppe wĂ€re.

  • Auf einem zweiten lokalen Rechner ist die NC desktop App erfolgreich installiert und wir sind mit dem Benutzer-Konto am NC Server angemeldet und die Dateiordner werden auch hier so synchronisiert, daß diese im lokalen Verzeichnis unter dem eingestellten Cloud-Verzeichnis sichtbar sind. Alternativ können wir ein zweites Login-Konto am selben lokalen Rechner nutzen und benötigen fĂŒr diesen Fall dann natĂŒrlich keinen zweiten Rechner.

Die eigentliche Konfigurierung fĂŒr einen oder sogar mehrere neue Gruppenordner sollte ungefĂ€hr so ablaufen:

  1. Mit einem Verwaltungs-Konto (also Admin-Rechte) unter ‘Einstellungen’ auf den (durch die o.g. Installierung nun verfĂŒgbaren) Bereich ‘Gruppen-Ordner’ zugreifen.

  2. Im Bereich ‘Gruppen-Ordner’ steht im Web-GUI mit Titelzeile ‘Group folders’ eine leere Liste.

  3. Dort am unteren Rand der Liste (was bei leerer Liste also ziemlich weit oben im Fenster zu sehen sein sollte) einen neuen Gruppenordner erzeugen, indem man im Feld ‘Ordnername’ (links neben dem :heavy_plus_sign:) eine Zeichenkette eingibt und mit dem dabei erscheinenden ‘Erstellen’ bestĂ€tigt, also einen Ordner mit geeignetem Namen erzeugt.

  4. Der neue Gruppenordner sollte jetzt in der Liste als zeilenweiser Eintrag mit dem vorher eingestellten Ordneramen und der Gruppen-Zugehörigkeit ‘none’ sichtbar sein. Die beiden Stifte :fountain_pen: zeigen an, daß damit jeweils eine Anpassung möglich sein sollte.

  5. Danach wollen wir dem gerade neu eingerichteten Gruppenordner mindestens ein Benutzerkonto (oder besser eine Gruppe an Benutzerkonten) zur Nutzung und dazu mindestens ein Konto zur Verwaltung fĂŒr die Gruppenadministration zuweisen.

    1. Als Wert der Gruppen-Zugehörigkeit sollte ‘none’ sichtbar sein.

    2. Über den Stift :fountain_pen: öffnen wir die Gruppen-Bearbeitung und wĂ€hlen aus der erscheinenden Unterliste nacheinander aus:

      a. die Benutzer-Gruppe

      b. die Admin-Gruppe
      (Bitte nicht wundern, wenn dabei eine Meldung auf dem Bildschirm erscheinen sollte, ein neuer externer Ordner wĂ€re gefunden und eingehĂ€ngt worden. Das zeigt nur an, daß die Leserechte und die Nextcloud desktop App wie gewĂŒnscht funktionieren.)

  6. Der nun gerade neu eingerichete Gruppenordner hat also zwei Gruppen-Konten-EintrĂ€ge mit jeweils allen Berechtigungen zugewiesen bekommen. Die fĂŒr Gruppenordner verwaltbaren Rechte fĂŒr Write - ‘Schreiben’ — Share – Teilen — Delete - ‘Löschen’ sind in den zwei Zeilen jeweils alle gesetzt d.h. ein Haken :ballot_box_with_check: ist jeweils sichtbar.

  7. Einen zuviel oder falsch eingerichteten Gruppen-Eintrag können wir ĂŒber das Kreuz :heavy_multiplication_x: am rechten Rand des Zeileneintrags in der Unterliste wieder löschen.

  8. Dem Gruppen-Eintrag fĂŒr Benutzer entziehen :black_square_button: wir jetzt alle Rechte, d.h. anschließend ist in keinem der drei Rechte-Felder der zugehörigen Zeile ein Haken gesetzt. Also ':black_square_button: :black_square_button: :black_square_button: '.

  9. Der Gruppen-Eintrag fĂŒr den Gruppenadministrator behĂ€lt dagegen wie bisher alle Rechte. Also: ‘:ballot_box_with_check: :ballot_box_with_check: :ballot_box_with_check:’.

  10. Um die Unterliste und das entsprechende Unterfenster verlassen zu können, laden wir das Web-GUI im Browser-Fenster neu oder wĂ€hlen einen anderen Bereich (z.B. ‘Protokollierung’) aus und gehen danach wieder in den Bereich ‘Gruppen-Ordner’ zurĂŒck.

  11. Im Bereich ‘Gruppen-Ordner’ sollte im Web-GUI mit Titelzeile ‘Group folders’ jetzt in der Liste als zeilenweiser Eintrag der neue Gruppenordner sichtbar sein. Unter Ordneramen steht der gesetzte Name des Gruppenordners, unter Gruppen ist die Zugehörigkeit des fraglichen neuen Gruppenordners zu zwei Gruppen ĂŒber deren jeweils bekannten Namen sichtbar.

  12. Mit diesen (immerhin anscheinend zwölf) Schritten haben wir einen Gruppenordner erfolgreich eingerichtet und die gewĂŒnschten Rechte gesetzt.

Die etwas komplexere erweiterte Rechtervergabe wollen wir aus gutem Grund nicht angehen.

Benutzung

Admin-Konto

Wir haben bereits einen Gruppenordner erfolgreich eingerichtet und die gewĂŒnschten Rechte gesetzt, wie im Abschnitt Konfigurierung oben beschrieben.

  1. Im bekannten Admin-Konto weiterhin angemeldet, laden wir im Browser-Fenster das Web-GUI neu und wĂ€hlen einen anderen Bereich, nĂ€mlich ‘Dateien’ in der oberen Leiste, aus.

  2. Der neu angelegte Gruppenordner ist in der DateiĂŒbersicht mit dem Gruppensymbol (Symbol :file_folder: mit zwei Figuren darin) und dem Ordernamen zusammen sichtbar und wir sollten in der Lage sein, jetzt in diesem Gruppenordner weitere Unterordner und neue Dateien ganz nach Belieben anzulegen. Mit dem Admin-Konto haben wir alle Rechte.

  3. Mit dem Admin-Konto haben wir die Rechte als Gruppenadministrator fĂŒr diesen Ordner und können den Gruppenordner damit ausreichend verwalten.

  4. Im ĂŒber die Nextcloud desktop App eingerichtetetn Cloud-Verzeichnis können wir den Gruppenordner als normales Verzeichnis erkennen und darauf so zugreifen, wie es die Dateiverwaltung im gewĂ€hlten Betriebssystem am lokalen Rechner vorsieht.

Was mĂŒssen wir tun, wen der letzte Punkt nicht gilt und der Gruppenordner wider Erwarten ĂŒber die Dateiverwaltung im gewĂ€hlten Betriebssystem am lokalen Rechner nicht sichtbar sein sollte?

  1. Gruppenordner werden von der Nextcloud desktop App als externe Ordner behandelt und unterliegen deshalb den dafĂŒr gesetzten EinschrĂ€nkungen. Je nach gewĂ€hlter Einstellung kann es also sein, daß externe Ordner garnicht erst eingehĂ€ngt werden oder aber externe Ordner nur dann eingehĂ€ngt werden, wenn die summarische DateigrĂ¶ĂŸe die dazu gesetzte Schranke jeweils nicht ĂŒberschreitet.

  2. Wir hÀngen den Gruppenordner mit Hilfe der Nextcloud desktop App entsprechend ein.

Die Bedienung der Nextcloud desktop App sollte bekannt sein und wird hier nicht wiederholt.

Benutzer-Konto

Wir haben bereits einen Gruppenordner erfolgreich eingerichtet und die gewĂŒnschten Rechte gesetzt, wie im Abschnitt Konfigurierung oben beschrieben.

  1. Vom bekannten Admin-Konto haben wir uns abgemeldet, benutzen einen anderen lokalen Rechner oder nutzen im Betriebssystem ein anderes Login-Konto am selben Rechner.

  2. Im bekannten Benutzer-Konto angemeldet, laden wir im Browser-Fenster das Web-GUI neu und wĂ€hlen den Bereich ‘Dateien’ in der oberen Leiste, aus.

  3. Der neu angelegte Gruppenordner ist in der DateiĂŒbersicht mit dem Gruppensymbol (Symbol :file_folder: mit zwei Figuren darin) und dem Ordernamen zusammen sichtbar und wir sollten in der Lage sein, jetzt in diesem Gruppenordner einige Unterordner und einige Dateien zu betrachten. Mit dem Benutzer-Konto sollten wir allein noch Lese-Rechte haben.

  4. Mit dem Benutzer-Konto haben keine besonderen Rechte und können den Gruppenordner weder teilen noch die Inhalte verÀndern oder gar löschen.

  5. Im ĂŒber die Nextcloud desktop App eingerichtetetn Cloud-Verzeichnis können wir den Gruppenordner als normales Verzeichnis erkennen und darauf so zugreifen, wie es die Dateiverwaltung im gewĂ€hlten Betriebssystem am lokalen Rechner vorsieht.

Was mĂŒssen wir tun, wen der letzte Punkt nicht gilt und der Gruppenordner wider Erwarten ĂŒber die Dateiverwaltung im gewĂ€hlten Betriebssystem am lokalen Rechner nicht sichtbar sein sollte?

  1. Gruppenordner werden von der Nextcloud desktop App als externe Ordner behandelt und unterliegen deshalb den dafĂŒr gesetzten EinschrĂ€nkungen. Je nach gewĂ€hlter Einstellung kann es also sein, daß externe Ordner garnicht erst eingehĂ€ngt werden oder aber externe Ordner nur dann eingehĂ€ngt werden, wenn die summarische DateigrĂ¶ĂŸe die dazu gesetzte Schranke jeweils nicht ĂŒberschreitet.

  2. Wir hÀngen den Gruppenordner mit Hilfe der Nextcloud desktop App entsprechend ein.

Die Bedienung der Nextcloud desktop App sollte bekannt sein und wird hier nicht wiederholt.

Achtung: Der Versuch, Dateien oder Verzeichnisse im Gruppenordner ĂŒber die Dateiverwaltung im gewĂ€hlten Betriebssystem am lokalen Rechner zu verĂ€ndern oder zu löschen fĂŒhrt regelmĂ€ĂŸig zu Fehlermeldungen aus der Nextcloud desktop App und kann zu evtl. Synchronisierungsproblemen fĂŒhren. Mit dem Benutzer-Konto sollten wir weder Inhalte verĂ€ndern noch löschen können, ohne daß es dabei automatisch zu Fehlermeldungen der Nextcloud kommt.

Soweit keine ernsteren Synchronisierungskonflikte entstanden sind, sollten sich alle Inhalte im Gruppenordner wieder automatisch einfinden. UnabhĂ€ngig davon werden alle Dateinhalte des Gruppenordners auf der Nextcloud automatisch gesichert und so verfĂŒgbar gehalten, daß eine Wiederherstellung auch bei einem lokalen Totalverlust möglich bleibt. Cloud-Storage at it’s best.

Die Bedienung der Nextcloud desktop App sollte bekannt sein und wird hier nicht wiederholt.

Dateiprobleme sind so zu behandeln, wie es die Dateiverwaltung im gewÀhlten Betriebssystem am lokalen Rechner vorsieht. Das ist ebenfalls kein Bestandteil dieser Anleitung.

:no_entry_sign::warning::no_entry_sign: — wird fortgesetzt / to be continued (TBC) :timer_clock:


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Eine vorsorgliche Bitte: Solange die “Bauphase” fĂŒr die obige Anleitung anhĂ€lt, bitte ich vorerst keine Fragen direkt an mich zu richten oder im Zweifelsfall dann zu erwarten, ich wĂŒrde solche (natĂŒrlich völlig zulĂ€ssigen) Fragen im Moment etwa zeitgerecht beantworten. Ich bin auch nur freiwillig hier und werde fĂŒr meinen Kram hier auch nicht von Nextcloud bezahlt, also bitte etwas Geduld und freundliche Nachsicht, sonst drehen wir uns im Kreis und ich werde nie damit fertig.
:sunflower:

Andere Kommentare und sonstige Hinweise zu der obigen Anleitung oder auch in anderer Sache können natĂŒrlich bereits weiter gerne abgegeben werden. Dies ist ein offenes Forum.
:smiley:

1 Like

Vielen Dank fĂŒr dieses erste Licht im Dunkel der Gruppenordner.
Das Rechtemanagement ist fĂŒr mich immer noch nicht durchschaubar und leider finde ich nirgends entsprechende Anleitungen. Bin daher dankbar fĂŒr jeden Hinweis.

Danke fĂŒr diese Anleitung.