Ich suche ein Tool, um Dokumente via elektronische Geschäftsverwaltung (Recording Management) zu managen und zwar für öffentliche Organe. Ich bin an einer Schule.
Auf der Ebene von Microsoft gibt es Tools wie eine Access-Datenbank oder auch ein System wo man Dokumente für SharePoint organisieren kann.
Wir sind aber bei nextcloud und hier suche ich eine solche Software. In der Schweiz nennt man so eine Systematik GEVER.
GEVER oder Elektronische Geschäftsverwaltung ist letztlich nichts anderes als das Dokumentenmanagement der Öffentlichen Verwaltung. Und, worum geht es beim Dokumentenmanagement? Es geht sehr summarisch formuliert um das Management der Akten: Dokumenten-Lebenszyklus ist das Thema, aber auch Archivierung und Records Management.
Die Idee ist also, dass man Dokumente erstellt, tagged, einem Dokumenten-Owner zuordnet, Versionierungen hat und das ganze am Schluss nach einem Aktenplan in die verschiedenen Ordner von nextcloud speichert. Auf die Ordner haben natürlich dann verschiedene Rollen alleinig Zugriff.
Kennt jemand so ein Tool oder kann so ein Tool kostengünstig programmieren? Oder würde sich so was sogar via Homepage (Worldpress oder Joomla und PHP) realisieren lassen.
In der letzten Zeit ist Paperless-ngx populär für Dokumentenverwaltung. es gib auch eine (eher rudimentäre) Integration mit Nextcloud.
(Selbst) programmieren geht sicher auch aber je nach Anforderungen wird es sicher nicht günstig. Bereits existierende (OSS) Produkte sind hier deutlich im Vorteil.
Ich wußte gar nicht, dass SharePoint zur “Archivierung” geeignet ist. Ich dachte es wäre ein “Netzwerklaufwerk”, wo jeder Berechtigte einfach immer alles löschen kann.
Ohne jetzt hört fsd Thema SharePoint zu Verträgen, aber es ist kein Netzwerkspeicher als SMB oder NFC, sondern ist Properitär. Man konnte das mal als “Netzlaufwerk” einbinden, aber MS hat diese Möglichkeit wegen Datenverlust abgeschafft.