ich schreibe hier im Auftrag einer Handwerkerzunft. Wir sind Handwerker, die sich international vernetzen, um auf Wanderschaft zu geben. Auch wenn wir keine Mobiltelefone verwenden dürfen und auch keinen PC dabei haben, so sind die Gesellen auf der Wanderschaft in der gesamten Zunft nicht in der Mehrheit. Daher können wir auch über moderne digitale Medien kommunizieren.
Wir möchten daher ein System über Nextcloud einrichten. Auf welchem Server usw. muss noch entschieden werden. Ich habe mir von einem Bekannten mal eine Version auf einem Server einrichten lassen und damit können wir das erst mal testen.
Für uns geht es gerade erst mal darum zu testen, was überhaupt von den Möglichkeiten brauchbar ist. Wir haben z.B. verschiedene Rollen. Lehrlinge, Gesellen, Meister. Gerade weil wir als Dachverband eine grosse Menge an Mitgliedern haben, ist es besonders wichtig, dass wir nicht alle Kontakte an alle geben.
Im Grund ist das, was wir brauchen, eher das Setup einer grossen Bildungseinrichtung. Wir vermitteln zwar kein Wissen, aber wir treffen uns in Gruppen, in denen verschiedene Erfahrungen ausgetauscht werden. Am Anfang ist es aber so, dass die Lehrlinge erst mal sehr wenige Rechte haben und immer von einem Gesellen oder Meister betreut werden.
Könntet ihr mir ein paar Tipps geben, welche Apps ich verwenden soll? Und einfach mal eure Meinung sagen. Auch Fragen hilft, damit ich ein besseres Verständnis der Möglichkeiten bekommen kann.
Rollen, Gruppen & Rechte:
Ihr könnt allen Nutzern bestimmte Rollen zuweisen Rechte vergeben.
Außerdem lässt sich der Zugriff auf einzelne Apps auf bestimmte Gruppen beschränken – so sehen z. B. nur Administratoren oder Projektverantwortliche bestimmte Funktionen.
Kontakte-App:
Die Telefonbücher können für bestimmte Gruppen oder einzelne Personen freigegeben werden.
Kalender:
Der Kalender funktioniert ähnlich – auch hier ist eine Freigabe für Gruppen oder Einzelpersonen möglich.
Talk:
Mit Talk steht euch ein internes Chatsystem zur Verfügung – quasi ein eigenes kleines WhatsApp.
Collective:
Damit könnt ihr eine Wissensdatenbank aufbauen. Durch Rechtevergabe sehen z. B. Auszubildende nur die für sie relevanten Informationen.
Forms:
Mit der Forms-App lassen sich einfache Formulare erstellen. Auch Umfragen zur Terminfindung sind möglich.
Certificate24:
Ermöglicht digitale Unterschriften – praktisch für die papierlose Verwaltung.
Deck:
Ein Kanban-Board zur Projektorganisation – ideal, um Aufgaben zu planen und den Fortschritt im Blick zu behalten.
Registrierungs-App:
Damit können sich Mitglieder selbstständig registrieren. Sie werden zunächst einer Gruppe mit minimalen Rechten zugeordnet, um Missbrauch zu vermeiden. Ihr könnt sie anschließend den passenden Gruppen zuweisen.
Testinstanz:
Ich betreibe eine zweite Nextcloud-Installation, um neue Funktionen vorab zu testen, bevor ich sie in der aktiven Umgebung einsetze.
Mein Tipp:
Schaut euch einfach im Nextcloud App Store um – dort findet ihr eine Vielzahl an Erweiterungen. Überlegt, was ihr gebrauchen könnt, und testet ruhig etwas herum.
Ich habe selbst viel Zeit damit verbracht, die ganzen Einstellungen so zu konfigurieren, wie ich sie brauche – das war zwar aufwendig, hat aber auch Spaß gemacht. Vor allem, wenn am Ende alles reibungslos funktioniert.
Hallo,
ich finde es sehr cool, dass ihr dafür Nextcloud nutzen wollt. Es ist auf alle Fälle einen Versuch wert.
Mrknister hat dir schon eine grobe Übersicht über die wichtigsten Apps gegeben.
Zuerst kommt es darauf an, wie viele Nutzer die Nextcloud haben soll?
Ein Problem, das ich bei der Nextcloud leider für den Einsatzzweck sehe, ist eine gewisse Benutzerbeschränkung: ab 500-1000 Nutzern werden bestimmte, von Nextcloud gehostete Dienste wie die Push-Benachrichtigungen oder der App Store eingeschränkt. Als Lösung hier gibt es nur die kostenpflichtige “Nextcloud Enterprise Subscription”.
Natürlich ist die Nextcloud aber auch sehr gut für größere Gruppen nutzbar: Man kann Nutzern verschiedene Gruppen zuweisen, die dann auch unterschiedliche Berechtigungen haben. Dateien kann man zum Beispiel mit ganzen Gruppen oder auch nur mit einzelnen Benutzern teilen. Auch Gruppenchats für größere Gruppen kann man sehr einfach mit wenigen Klicks erstellen.
In den Kontakten gibt es auch eine seperate Funktion, die ich sehr nützlich finde: Es gibt so Team-Ressourcen, bei denen ein erstelltes Team zum Beispiel Zugriff auf einen Ordner, Chat,… hat.
Hallo zusammen, erst mal vielen Dank für die Tipps. Ich werde mir die verschiedenen Optionen nun anschauen. Wichtig ist, dass wir verschiedenen “neuen” Mitgliedern erst mal die gesamte Kommunikation sperren. Das hat mit dem Bannkreis in der Wanderschaft zu tun und ist etwas zu komplex zu beschreiben.
Aber mal grob: Neue Mitglieder können nur auf Einladung zugreifen. Es wird ein Konto eingerichtet und der Zugang ermöglicht. Aber sie können am Anfang nur an verschiedenen Sitzungen als Zuhörer teilnehmen. Wichtig wäre auch, dass wir Unterlagen und Dokumente für die Leute ablegen können. Es kommt leider immer mal wiede vor, dass wir auch mal Handwerker ausschliessen müssen. So wie das halt immer im Leben ist. Aber wir möchten die Kontrolle über die Unterlagen haben. Daher wäre es gut, wenn die Dokumente nur online eingesehen werden können und kein Download möglich ist.
Jeder Online-Zugriff ist im Prinzip ein Download. Man kann Wasserzeichen nutzen z.B. in Nextcloud Office.
Überlegt wie viele Benutzer es ungefähr werden und sucht euch eine Managed Nextcloud. Echtes Nextcloud Talk und Nextcloud Office kostet meist extra. Überlegt ob ihr das wirklich braucht.
Danke noch mal für die Tipps. Wir rechnen aktuell mit maximal 150 Leuten. Aber es werden nie mehr als 20 bis 30 Leute an einer Besprechung teilnehmen und sprechen werden eh nur 1 bis 3 Leute. Gerade am Anfang werden es sehr kleine Gruppen sein. Wir sind ja noch im Aufbau und müssen auch noch durch die Handwerkskammern anerkannt werden usw.
Hallo, wir haben erste Versuche gemacht und erkannt, dass eine Konferenz mit mehr als 3 Leuten nicht ohne TURN und STUN Server möglich ist. Da wir aber keine Übertragung von Videosignalen brauchen und auch nur einer sprechen wird, und sonst keiner die Rechte hat, frage ich mich, ob ein solcher Server überhaupt nötig ist.
Die eigentliche Frage ist, ob ihr eure Videokonferenz tatsächlich über Nextcloud Talk durchführen müsst. Das ist zwar direkt in Nextcloud integriert aber es gibt z. B. konstenlose Videokonferenzanbieter auf Basis von z. B. BigBlueButton wie z. B. https://www.senfcall.de. Senfcall hat den Vorteil, dass man sich dort auch registrieren kann und dann Räume reservieren kann. Eine Alternative zu BigBlueButton wäre noch Jitsi. Die offizielle Instanz ermöglicht keine Ad-hoc-Räume mehr. Aber es gibt andere Anbieter, die das weiterhin anbieten wie z. B. https://meet.ffmuc.net. Unter Umständen ist es jedoch sinnvoll z. B. eine eigene Jitsi-Instanz zu kaufen, die z. B. ab 10 Euro im Monat kosten könnte.
Natürlich gibt es Integrationslösungen für Nextcloud:
Danke für die Tipps. Für uns ist es von zentraler Bedeutung, dass wir die Kontrolle über alle Daten haben. Auch die Gespräche sollen nicht über fremde Server laufen.
Dann könntest du dir überlegen, ob ihr nicht auch Nextcloud Talk mit HPB selbst betreiben könnt. Damit könnt ihr die Bandbreitenprobleme beheben und gleichzeitig Lizenzkosten sparen. Alternativ könnt ihr euch natürlich auch selbst einen Jitsi- oder BBB-Server installieren. Für Nextcloud Talk selbst hosten könnten du noch diesen recht aktuellen Thread lesen.
Ich denke, ich werde es erst mal so machen, dass ich eine mp3 Datei aufnehmen und den Link dann in Talk einsetze. Dann können alle den Vortrag hören und schrifltich Fragen stellen.
https://public.senfcall.de/de/ganzgeheimekonferenz kann jeder aufrufen. Mit Registrierung bei Senfcall kannst du jedoch auch Meeting-Räume administrieren. Damit hast du dann mehr Kontrolle über die Meeting-Räume. So kannst du z. B. Räume definieren, die erst betreten werden können, wenn du sie betreten hast. Du benötigst auch nur E-Mail-Adresse und Passwort. Falls du es öfter verwenden willst, rate ich zu einem eigenen Account.
Bei https://meet.ffmuc.net/ganzgeheimekonferenz also https://meet.ffmuc.net der Jitsi-Instanz von Freifunk München kann auch jeder eine Konferenz starten. Beim offiziellen Server https://meet.jit.si benötigt man mittlerweile eine Benutzerregistrierung.
