gerne möchte ich NC, das ich als eigene Installation auf einem eigenen Webserver bereits für andere Zwecke (Dokumentenarchivierung) benutze, auch für eine mobile Dokumentenverteilungen gebrauchen.
Folgende Funktionen wären sinnvoll:
Übersicht, wann zuletzt vom Endnutzer in der mobilen App der Ordner synchronisiert worden ist
idealerweise diesen zu synchronisierenden Ordner im Voraus definieren (alternativ halt aus der mobilen App auf dem Gerät)
Lesebestätigungen (oder alternativ Freigaben) von den zugewiesenen Benutzern (definiert als Gruppe in NC) anfordern, diese dann per Mail an eine definierte Adresse senden oder alternativ in eine in der Admin-Oberfläche abrufbare Liste einspeisen
Mir ist bewusst, dass Nextcloud hier nicht die allerbeste Lösung bietet, würde aber gerne auf OpenSource-Tools setzen. Vielleicht hat jemand eine Idee, wie man dies umsetzen kann, evtl. unter Gebrauch von Hilfsmitteln oder Drittapps.
Die Frage ist aber eigentlich warum man überwachen will, dass jemand was gelesen hat. Das würde ich grundsätzlich anders lösen z. B. mit individuellen E-Mails und Hinweis auf die Notwendigkeit der betrachteten Dokumente ähnlich Datenschutz, Impressum, … und entsprechender Rückmeldung auf dem gleichen Kommunikationsweg.
Die App läuft leider nur bis NC31, auch wenn sie sicher sinnvolle Dienste bringen kann.
Bezüglich der Lesebestätigung meine ich auch bewusst so einen Weg. Der Benutzer soll eine Aufforderung bekommen, die Dateien zu sichten und dann diese irgendwo zu bestätigen (durch Freigabe, Klicken, RadioButton etc.), also keine “selbsttätige” Lesebestätigung setzen.
Mit Tags und Workflows ist vielleicht auch einen Blick wert. Mit dem Workflow könnte man es vielleicht so machen, wie bei Review-Prozessen, dann hätte man auch im Blick wer was gegengelesen hat.
Frage ist halt, wie das auf mobilen Geräten aussieht. Vor allem, wenn man ein überarbeitetes Dokument erhält, wäre es praktisch wenn die Änderungen hervorgehoben sind, aber das nur für die Bestätigung.
Wenn es dir nur darum geht, jeweils das aktuellste Dokument zu haben, da musst du nur die Clients synchronisiert haben, und solange die am Internet hängen, synchronisieren die sich automatisch.
Du könntest den Umweg über die App Nextcloud Forms gehen. Hierfür könntest du z. B. folgendes Formular als “Lesebestätigung” anlegen. Leider benötigt man da eine gewisse “selbsttätige” Lesebestätigung.
Beachte, dass sich die das Formular bei angemeldeten Benutzern diese Benutzernamen direkt mitspeichert werden. Sollte es also nur Benutzer mit Benutzeraccount geben, so kannst du auf die Eingabe von Namen (im Beispiel “Vorname und Nachname”) verzichten.
Die Ergebnisse kannst du von Zeit zu Zeit als CSV, ODS oder XLS exportieren. Wenn du nun die Freigaben in einer anderen Datei z. B. Excel verwaltest, dannst du die Ergebnisse entsprechend abgleichen und Abweichungen (fehlende Bestätigungen) leicht erkennen. Falls du es nur protokollierst für evtl. Rückfragen, kannst du von Zeit zu Zeit die Ergebnisse exportieren bzw. in Nextcloud Files verknüpfen und schaust sie dir nur bei Bedarf an. Du solltest auf evtl. Datenschutzthemen hinweisen. So wird neben Benutzername z. B. auch die Uhrzeit gespeichert. Bei Bedarf kannst du die Umfrage auch anonym ohne Benutzererkennung durchführen.
Von E-Mail-Benachrichtigungen halte ich persönlich wenig. E-Mails werden genauso übersehen wie Push-Benachrichtigungen. Aber du kannst in index.php/settings/user/notificationsbei den Notifications bei Nextcloud Forms statt Push auf E-Mail umstellen. Vielleicht kann man das auch alles in einen Workflow einbinden.
Der “Trick” ist, dass das Formular beliebig verwendet werden kann, da der Anwender selbst den geteilten Link angibt. Ist am Ende natürlich bei der Auswertung evtl. ein kleiner Aufwand. Bei wenigen geteilten Dateien kannst du natürlich pro Datei ein Forms-Formular erstellen und die Abfrage nach der URL einfach weglassen.
