E-Mails von NC aus als Vorlage versenden + Benutzerprobleme lösen

Hallo,
Ich schrieb ja schon in einem anderen Beitrag, dass ich fĂŒr meine TĂ€tigkeit als Arzt versuchen möchte NC in der Praxis als DGSVO – konforme Möglichkeit fĂŒr den Datenaustausch mit anderen Kolleginnen und Kollegen zu nutzen

Ich bin immer mehr dabei, meine Mitarbeiterinnen als Benutzer anzulegen und habe aber bisher noch keine von Ihnen mit dem Zugriff auf meine Praxis E-Mail-Adresse ausgestattet. Momentan lĂ€uft der E-Mail Verkehr ĂŒber einen Windows Computer an der Anmeldung, auf dem Outlook lĂ€uft. Die Möglichkeit den E-Mail Verkehr ĂŒber NC abzuwickeln, erscheint mir aus mehreren GrĂŒnden interessant.
Ich versuche mein Problem weiter unten möglichst genau zu beschreiben und hoffe, dass ihr mir eine Lösung oder zumindest einige Ideen liefern könnt, wie ich einen funktionierenden und möglichst einfach zu gestaltenden (weil dann weniger fehleranfÀlligen) workflow zu etablieren.
Ich bedanke mich im Voraus!

Problem:

  • es kommen viele Patienten von anderen Praxen zur Behandlung
  • Diese mĂŒssen sich in einer sogenannten Beratungssitzung bei mir vorstellen, damit die Situation analysiert wird
  • DafĂŒr machen die Patienten telefonisch einen Termin – zu diesem Termin benötige ich alle Röntgenbilder der anderen Praxis-die andere Praxis kennt aber den Termin des Patienten (natĂŒrlich) nicht
  • Die benötigten Röntgenbilder werden nur unregelmĂ€ĂŸig von der jeweiligen Praxis zu dem Termin an uns gesendet (Oft wird es ganz vergessen – manchmal bekommt aber auch ein Patient recht frĂŒh einen Termin bei uns und die Praxis hat bis dahin den Dateiversand noch nicht erledigt oder Ähnliches)
  • Die Art der Zusendung unterscheidet sich andauernd (Zip Dateien als AnhĂ€nge an E-Mails, mit verschiedenen Programmen verschlĂŒsselte Dateien etc.)
  • das grĂ¶ĂŸte Problem jedoch ist, wenn die Praxis vergisst jeweiligen Dateien fristgerecht an uns zu versenden – dann ist der Patient hĂ€ufig bei uns und die Sucherei nach den Röntgenbildern geht los


Geplante Lösung:

  • ich möchte, wenn der Patient einen Termin vereinbart hat, dass jede Mitarbeiterin (entweder vom Praxiscomputer (Outlook), oder aber auch aus NC heraus, eine E-Mail an die jeweilige Praxis versenden kann, die den Uploadlink fĂŒr das entsprechende Praxispostfach in NC enthĂ€lt und am besten mit einem Klick aufgerufen und versendet werden kann.
  • Es soll dafĂŒr eine neue Mailadresse (spezifisch fĂŒr die Kommunikation mit Überweiserpraxen) verwendet werden, damit diese sich auch bei den anderen Praxen einbĂŒrgert – Diese E-Mail-Adresse ist vorhanden, aber noch nicht in Outlook hinterlegt

In Outlook kann man Vorlagen erstellen, was jedoch aus meiner Sicht insofern umstĂ€ndlich wĂ€re, dass diese Vorlagen wieder nicht „meine“ wĂ€ren, da sie nicht mit NC liegen (Ich möchte jedoch in Zukunft alle Daten in NC verfĂŒgbar haben, damit ich jederzeit einen Überblick habe, und auch zentral eventuelle Änderungen einpflegen kann)
Wenn wir allerdings das ganze in NC umsetzen sehe ich mehrere Probleme:

  1. Wie kann man Vorlagen im E-Mail Programm von NC erstellen? Oder gibt es dafĂŒr eine extra App-ich las von einer “Templates-App”
  2. Wie bekommen wir es hin, dass jeder MA – Account Zugriff auf die E-Mail Funktion und die entsprechende E-Mail-Adresse hat. Wenn man dies einzeln einrichten muss erscheint mir das sehr mĂŒhsam (und ich kann es auch nicht!). Eventuell gibt es ja eine andere Lösung, dass man ĂŒber die Einstellungen fĂŒr die Benutzer oder einzelne Gruppen das umsetzen könnte?
  3. Wichtig ist, dass die Mail (oder die Vorlage) schon existiert, die jeweiligen Daten enthĂ€lt (e-Mail-Adresse der anderen Praxis im Adressfeld, Uploadlink des einzelnen Praxisordners in NC, Anrede, Text etc.) und nur noch im Betreff oder im text, der Name des Patienten eingetragen werden muss und das Datum, bis zu dem wir um die Übersendung der Dateien bitten.

Vielleicht habe ich vergessen zu schreiben, dass ich es mittlerweile so gestaltet habe, dass in NC fĂŒr jede ĂŒberweisende Praxis ein Ordner existiert, in den die Praxis ihre Dateien hochladen kann und soll – und ein weiterer Ordner, Aus dem die Praxis die fĂŒr sie bestimmten Dateien herunterladen soll. Die jeweilige E-Mail soll also einen spezifischen Link enthalten, so dass die Dateien gleich in den entsprechenden Praxis Ordner hochgeladen werden, damit die Zuordnung fĂŒr meine Damen gleich klar ist.

Danke fĂŒr eure Ideen!

Ich bin kein Freund von Outlook. Aber dazu gibt es praktisch keine Alternativen. Ich habe es selbst noch nie verwendet. Du kannst aber darĂŒber (Outlook) E-Mails an Dritte schicken, wo der Upload-Link zu einen speziellen Ordner enthalten ist.

https://nextcloud.com/outlook (schau das Video)
https://download.nextcloud.com/outlook

Leider ist die Version 2 Jahre alt. Weiß jemand, ob das noch entwickelt ist oder ist es nur bei der offiziellen Nextcloud-Version der Nextcloud GmbH verfĂŒgbar? Das wĂ€re natĂŒrlich wirklicher Schrott.

Ja das sieht doch schon mal sehr gut aus!
Hast Du evtl. einen Link zu diesem Add On?

Der zweite Link ist ein Downlod. Scheinbar ist die Version 2 Jahre alt.

Kann ja sein, dass es keine Updates mehr nötig hat.
Oder Nextcloud-Anwender nutzen kein Outlook.
Oder Outlook-Anwender nutzen kein Nextcloud.

Vielleicht weiß ja jemand mehr.
Außer Werbung fĂŒr dieses Feature findet man im Internet wenig.

Das habe ich noch gefunden.

https://apps.nextcloud.com/apps/sendent
https://www.sendent.nl

Schade, dass diese grundlegenden Funktionen nicht kostenlos sind.
Oder man muss sich fĂŒr eine kostenlose Lizenz anmelden. Da habe ich gar kein Bock drauf.
Genauso wie es einige Bezahl-Apps fĂŒr Nextcloud.
Da wird Nextcloud gegenĂŒber Office 365 natĂŒrlich auch finanziell unattraktiv.
Denn Microsoft Office bezahlt man meistens sowieso.

soweit ich weiß, GIBT es aktuelle Versionen von sendent. Und mindestens eine davon ist kostenlos – https://www.sendent.nl/sendent-free/

Das Tool wird i.d.R. gut gewartet.

1 Like

@JimmyKater Danke
@ace96 Du kannst ja mal die kostenlose Version ausprobieren. Es kann aber sein, dass du diese aus LizenzgrĂŒnden in deiner Arztpraxis nicht einsetzen darst und daher lizenzieren musst. Alternativ bietet Outlook bestimmt auch eine Schnittstelle zu OneDrive. Das mag dir dann bzgl. Sicherheit nicht gefallen, von der Lizenz ist es es jedoch eher kein Problem. :wink:

mmh- bespreche das mit meinem Admin.
hört sich fĂŒr mich aber eher so an, als wenn ich meinen e-mail-verkehr lieber komplett in NC verlege. Ich finde eben das so faszinierend, dass alles an einem Ort, datenschutzkonform und ohne lĂ€stige Lizenzen etc. erledigt werden kann. Sicherlich fallen mir ab und an einige Schwierigkeiten auf oder es gibt „Luft nach oben“ bei den einzelnen Nutzungsdetails, aber meistens kommt fĂŒr diese Kleinigkeiten mit dem nĂ€chsten Update eine Besserung. Ob die MĂ€dels jetzt morgens Outlook starten oder einen Account von NC öffnen macht vom Aufwand eigentlich keinen unterschied-nur die AblĂ€ufe mĂŒssen geĂ€ndert werden. Mein Administrator hat mir schon geschrieben, dass aus seiner Sicht die Erstellung des E-Mail Zugangs auch fĂŒr Gruppen möglich sein mĂŒsste und da meine Mitarbeiterinnen alle in derselben Gruppe organisiert sind, werde ich wohl die Sache in NC versuchen umzusetzen.

@ace96
Falls dir der Nextcloud-Mail-Client reicht ist das natĂŒrlich die bessere Lösung.

NatĂŒrlich ist die Optik etwas dĂŒrftig und was mir auch fehlt ist die Möglichkeit die Ansichten und MenĂŒs nach meinen BedĂŒrfnissen von der Reihenfolge her zu ordnen 
 Wie siehst du denn die Möglichkeit Vorlagen (je eine vorbereitete E-Mail fĂŒr jede ĂŒberweisende Praxis mit bereits eingetragener E-Mail-Adresse und dem spezifischen Upload-Link) in der Mail App erstellen? Oder sollte man doch die schon genannte „Templatesapp“ ausprobieren?

Ich sehe diese Art von “Problemen” eher aus Sicht der Informatik und weniger aus Anwendersicht.

Eigentlich ist ja ein File drop (upload only) bzgl. Sicherheit unkritisch. Wenn dort irgendein Dritter missbrÀuchlich was hochlÀdt ist das eigentlich nicht schlimm, da Dritte darauf ja nicht zugreifen können.

Ich habe ein PHP-Script außerhalb Nextcloud (z. B. www und nicht cloud) geschrieben, wo ich ĂŒber eine Textdatei (CSV) mir Namen zu Nextcloud-Shares zugeordet habe. Also z. B.

https://www.domain.tld/upload/arzt1
→ https://cloud.meinedomain.tld/s/.....

Nun könnte man diesem Arzt1 einfach den ersten Link schicken oder man ruft den ersten Link auf, lĂ€sst sich auf den zweiten Link umleiten und schickt den zweiten Link. Es gab mal eine App ShareRenamer. Wird aber nicht mehr unterstĂŒtzt.

Bein Interesse kann ich dir das Script per PN schicken. FĂŒr Arzthelferinnen ist das wohl nichts.

Besser ist es unterschiedliche AnsÀtze auszuprobieren und dann mit deinen Mitarbeiterinnen zu diskutieren.

Update:
wir haben beschlossen erst einmal alles mit der Mail -app von NC zu probieren. Es wird einen Ordner geben, in dem wir die E-Mails mit den gewĂŒnschten Inhalten (Mailadresse der Praxis bereits eingesetzt, Betreff, Anrede, Text, Link zum jeweiligen Praxisordner) abspeichern
also z.B. 50 Überweiserpraxen=50 E-Mails.
Dann wird mein Admin fĂŒr jede meiner Mitarbeiterinnen (diese sind schon als Benutzerinnen in NC angelegt und auch in einer gemeinsamen Gruppe organisiert) einen Mailaccount der gewĂŒnschten Mailadresse fĂŒr die Kommunikation mit den anderen Praxen anlegen und wir hoffen, dass der Ordner und alle Änderungen in dem Account dann spĂ€ter fĂŒr alle sichtbar sein werden.
Es soll dann so sein, dass nachdem der Patient telefonisch einen Beratungstermin vereinbart hat, die MA die entsprechende Mail aufruft, darin den Patientennamen und das Datum ergÀnzt, bis zu dem der Upload durch die Praxis erfolgen soll (mind. 1 Tag vor dem Patiententermin) und diese dann an die Praxis versendet.
DafĂŒr muss lediglich bei der Terminvergabe die ĂŒberweisende Praxis erfragt werden
durch die geplante Vorlage sollte es dann fĂŒr die MA möglich sein, die Mail noch rauszusenden, bevor der Vorgang der Terminvergabe abgeschlossen ist
 so jedenfalls meine Theorie.

Es ergeben sich neue 2 DoÂŽs:

  1. Mein Admin braucht von mir die Passwörter aller MAs um die Mailaccounts anzulegen-Leider kann ich in der BenutzerĂŒbersicht auch wenn ich auf bearbeiten (den Stift) klicke die Passwörter nur als schwarze Punkte (also nicht) sehen!
    Wisst ihr, wie ich sie sichtbar machen kann? Sonst mĂŒsste ich alle neu vergeben und diese womöglich auf einem Zettel aufschreiben- krass analoger Gedanke!

  2. Wenn das alles funktioniert, also die Unterlagen durch uns nun angefordert werden, dann bedeutet dies ja leider nicht zwangslÀufig, dass die Praxen die Unterlagen auch wirklich schicken

    FĂ€llt euch ein fluffiger Workflow in NC ein, mit dem ich (am besten in Deck, Kalender oder Aufgaben und am besten von der Mail-App aus) eine Erinnerung am Tag vor dem Patiententermin kreiren kann, die sagt:“Morgen kommt Pat. xy von Dr. sowieso- bitte nachschauen, ob die Unterlagen schon da sind- und falls nicht dort anrufen!!!”

Danke im Voraus!
Ich werde berichten, wie es mit der Mail-Ordner-Vorlagen-Idee gelaufen ist


Auf die Passwörter kann man wohl nicht zugreifen. Sie werden (hoffentlich) in Nextcloud nur verschlĂŒsselt gespeichert und liegen daher in Klartext gar nicht vor.

Aber ich habe dein Problem damit auch noch nicht ganz verstanden. Du kannst die App Impersonate installieren, um die IdentitĂ€t eines anderen Nextcloud-Benutzers anzunehmen. Ob das das E-Mail-Problem löst, weiß ich nicht. Du kannst dir die App ja mal anschauen. Video

Ich kann dir aber nur sagen, geh damit transparent gegenĂŒber deinen MAs um.

Was es alles gibt
Danke! Werde ich checken!

ich verstehe auch nicht ganz, warum du die Emails an die 50 Praxen nicht ĂŒber einen (zumindest intern öffentlichen) Sammelaccount verschickst?
Die Mitarbeiterinnen haben offenbar einen eigenen Account und können dann zusÀtzlich auf den Sammelaccount zugreifen. Mehrere Accounts sollte NC-Email inzwischen beherrschen (ich selbst verwende das nicht).

Was die nicht vorhandenen Emails angeht
 Schwierig. Letztlich sollte es eine Art Routine geben, die am Ende einer Arbeitswoche ĂŒberprĂŒft, ob alle rausgegangenen Emails auch beantwortet wurden und - falls nicht - am besten automatisiert noch mal nachfasst. Sowas ist sicher möglich, vielleicht aber nicht mit Bordmitteln. Oder?