Austausch zu Nextcloud: Kollaborative Zusammenarbeit in Unternehmen - Use Cases & Erfahrungen

Hallo zusammen,

ich bin seit vielen Jahren begeisterter Nextcloud Nutzer im privaten Umfeld, bedingt (nur Filesharing) habe ich es auch schon beruflich genutzt.

In meinem aktuellen Job (Marketingagentur) sind wir gerade in der Planung zur Nutzung eines kollaborativen Hubs. Die Tendenz geht zu Microsoft Teams, ich möchte aber gerne Nextcloud Hub als alternatives und freies Tool vorstellen.

Und hierbei freue mich mich, wenn ihr mir helfen könnt: wie nutzt ihr Nextcloud Hub fĂŒr kollaboratives Arbeiten? Was sind eure Uses Cases und eure Erfahrungen? Welche Funktionen & Apps nutzt ihr? Wie strukturiert ihr die Kollaboration?

Ich freue mich auf eure Erfahrungen und einen tollen Austausch!

Liebe GrĂŒĂŸe und ein schönes Wochenende
Freddy

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Keine Erfahrungsberichte, die ihr teilen könnt/mögt!

LG

Hi Freddy,

wir im Unternehmen ĂŒberlegen uns aktuell auch auf Nextcloud umzusteigen. Aktuell nutzen wir noch Office 365. Wir haben uns nun vor ein paar Wochen bei einem sehr gĂŒnstigen Hoster eine Nextcloud zu Testzwecken geholt und etwas ausprobiert. Was mich aktuell sehr stört ist folgendes:

  • Man kann keine Screenshots direkt von Snipping Tool in den Chat oder die Emails kopieren. Das ist etwas das wir tĂ€glich benutzen.
  • Man kann Emails nicht zwischen PostfĂ€chern verschieben

Weiss jemand ob an diesen Funktionen gearbeitet wird oder das technisch gar nicht umsetzbar ist?

Es wÀre besser, wenn du eigene Anfragen (am besten auf Englisch) stellst.

Man kann keine Screenshots direkt von Snipping Tool in den Chat oder die Emails kopieren. Das ist etwas das wir tÀglich benutzen.

Es gibt Tools wie z. B. https://snipboard.io . Vielleicht gibt es freie Software und man kann sie zukĂŒnftig einbauen. Evtl. mal bei der Nextcloud GmbH nachfragen. Vielleicht liest ja auch jemand mit und ist auf der Suche nach tollen Features.

Man kann Emails nicht zwischen PostfÀchern verschieben

Vielleicht macht es Sinn eine andere Mail-App zu verwenden. Welche nutzt du? Ich nutze Rainloop wenn auch nicht innerhalb von Nextcloud. Was meist du mit “E-Mails zwischen PostfĂ€cher verschieben”? Öffne aber bitte neue Diskussionen zu deinen Themen. Betrachtet aber nicht nur die Nachteile, sondern vor allen die Vorteile gegenĂŒber Office 365 . Du kannst ja mal nach “Bundescloud” suchen.

https://apps.nextcloud.com/apps/rainloop

Hi Devnull,

Mein letzter Beitrag ist in erster Linie eine Antwort auf den Beitrag von Freddy mit dem ich Ihm unsere Erfahrungen mitteilen wollte. Abgesehen davon wĂŒrde ich auch gerne die Erfahrungsberichte von anderen Unternehmen lesen und wollte die Diskussion mit meinem Beitrag etwas beleben.

Mir sind die Vorteile durchaus bekannt. Unser Unternehmen verwaltet jedoch keine hochsensible Daten, unser Hauptaugenmerk sind daher Bedienbarkeit und der Komfort. Hier macht Nextcloud bisher einen guten Eindruck. Es fehlen eben nur noch ein paar Kleinigkeiten.

Sollte auch wirklich keine Kritik sein. Leider ist es nur oft so, dass man einige Features vermisst und daher andere gar nicht wirklich wahr nimmt.

Soll ja eigentlich um Unternehmen gehen. Ich möchte daher folgendes Feature vorstellen:
Ich finde z. B. Federated Cloud Sharing sehr interessant, so dass man sich seine virtuelle Cloud aus mehreren Nextcloud-Instanzen sehr schön zusammen bauen kann. Ich verfĂŒge z. B. ĂŒber unterschiedliche Nextclouds, die ich miteinander ĂŒber Ordnr verknĂŒpft habe. Und beim Datenaustausch ĂŒber WebDAV spart man sich dann auch gleich noch den Download und den Upload. Ich denke bei Office 365 gibt es das nicht, dass man eine z. B. gehostete Nextcloud mit seinem Raspberry Pi zuhause verbinden kann.

Siehe folgende ErklÀrung nur dass ich mit mir selbst teile :wink: Kann man auch als eine Art Backup-Cloud-Lösung missbrauchen oder seine Firma auf mehrere Clouds aufteilen.

Ein weiterer Vorteil an Nextcloud ist, dass ihr eure Nextcloud direkt in der Firma (natĂŒrlich zugreifbar aus dem Internet) betreiben könnt. Das hat vor allen den Vorteil, dass ihr nicht alle eure Netzwerklaufwerke ins Internet hochladen und somit auf CIFS verzichten mĂŒsst. Ihr könnt vielmehr Nextcloud als Sharing-Plattform mit euren Netzwerklaufwerken verknĂŒpfen.

https://docs.nextcloud.com/server/19/admin_manual/configuration_files/external_storage/smb.html

Danke @devnull & @PTG fĂŒr eure Erfahrungen. Ich finde das Thema Nextcloud im Business Umfeld auch sehr spannend.
Gerade die Möglichkeit, alles im Browser machen zu können gefÀllt mir. Mit eingerichtetem Turn Server sind auch kleinere Videocalls kein Problem mehr.
Und dank CardDAV/CalDAV und den Apps ist man auch auf dem Smartphone immer auf dem aktuellen Stand.

Die Ferated Cloud Lösung gefÀllt mir auch, ebenso die Einbindung von Sharepoint.

@PTG Meinst du mit den PostfÀchern mehrere verwaltete E-Mail Adressen?

@ Friedemann_Schuetz
Vielleicht sollte man auch bereit sein - Ă€hnlich wie bei Mitbewerbern - etwas Geld in die Hand zu nehmen. Nextcloud ist nach AGPL eine freie Software. Aber wohl nur mit kommerziellen Support und Experten wird man es im Business zur Zufriedenheit aller betreiben können. Auch ich kann problemlos Nextcloud auf unterschiedliche Arten hochziehen. Ich wĂŒrde es aber niemals fĂŒr irgendwelche Firmen installieren.

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Ja, mit PostfĂ€chern meine ich mehrere Email-Adressen. Hier wĂŒrde ich gerne per Drag&Drop Emails verschieben können.

Die Mail App steht noch ziemlich am Anfang. Ich persönlich vermisse hier noch ein ordentliches Ordnermanagement und natĂŒrlich ein komfortables Verschieben von E-Mails auch ĂŒber verschiedene E-Mailaccounts hinweg. Da das ganze ja auf IMAP und Horde basiert sollte das kein Problem sein (Foldermanagement kommt demnĂ€chst hab ich schon auf Github gesehen).

Ich stehe grade am Anfang meiner neuen Firma und möchte das Nextcloud Hub als zentrale Groupwarelösung und Anlaufpunkt fĂŒr die spĂ€teren Mitarbeiter erstellen. Über Talk kann man sich mit den (remote)kollegen austausch und ĂŒber das Deck die Aufgaben ordentlich verteilen.

Im Moment habe ich noch folgende Bauchschmerzen / Probleme

  • UnverĂ€nderliche Dateien fĂŒr Buchhaltung
  • Ordentlich funktionierendes Mailprogramm (habt ihr vorschlĂ€ge fĂŒr eine FOSS Archivierungslösung?)
  • Integration in das ERP System (ERPNext)
  • Integration der Intranetlösung (Dokuwiki)
  • Das Kanban Board wirkt fĂŒr mich noch etwas rudimentĂ€r als langjĂ€hriger Todoist/Kanbanist User
  • Das mitgelieferte Collabora Office ist fĂŒr den tĂ€glichen Gebrauch zu langsam (und ich hab keine Ahnung warum)

Hi Markus,

ich habe mich die letzten Wochen sehr mit Archivierungslösungen beschĂ€ftigt, da wir im Unternehmen weg möchten von unserem veralteten DMS ELO Office. FĂŒr die Archivierung von Dokumenten und Emails konnte ich jedoch keine wirklich brauchbare FOSS Lösung finden. Alfresco, LogicalDOc usw. haben meist nur abgespeckte Community Editionen im Angebot, welche man höchstens als Privatanwender nutzen kann. Und 100% Open Source Lösungen wie z.b. SeedDMS genĂŒgen nicht vom Funktionsumfang und sind sehr wahrscheinlich teuer zu implementieren und warten. WĂ€re deshalb schön wenn sich hier bei Nextcloud in den nĂ€chsten Jahren was tun wĂŒrde. Dann brĂ€uchte man nicht zwei “Datensilos” nebeneinander betreiben. Filesharing + Groupware + revisionssicher DMS/Archiv vereint in der Nextcloud wĂ€re ein absoluter Traum fĂŒr jedes Unternehmen und jede Organisation.

(Wenn du nur Emails archivieren möchtest schau dir mal Mailpiler an.)

  • UnverĂ€nderliche Dateien fĂŒr Buchhaltung

zwei Freigaben durch einen Dritten (evtl. Benutzer mit geteiltem Passwort) vornehmen:
a.) nur Upload (wo man Dateien nur reinwerfen kann)
b.) nur Lesen
(Punkt a) kann man auch durch Federated Sharing oder eine URL ( https://apps.nextcloud.com/apps/files_linkeditor ) in seine Ordnerstruktur integrieren)

Nachteil: Der Anwender benötigt zwei Links. Auch kann er nicht löschen, was ja Sinn und Zweck war.

  • Ordentlich funktionierendes Mailprogramm (habt ihr vorschlĂ€ge fĂŒr eine FOSS Archivierungslösung?)

Ich nutze aktuell RainLoop. Gibt es bei Nextcloud auch als App.
https://apps.nextcloud.com/apps/rainloop
Ich nutze es aber außerhalb von Nextcloud. Man muss nicht alles mit Nextcloud machen.

  • Integration der Intranetlösung (Dokuwiki)

Man muss nicht alles mit Nextcloud machen.
Aber schau evtl. folgende App: https://apps.nextcloud.com/apps/cms_pico

  • Das mitgelieferte Collabora Office ist fĂŒr den tĂ€glichen Gebrauch zu langsam (und ich hab keine Ahnung warum)

Evtl. mal OnlyOffice anschauen.
Hier bekommst du ein Account in den Niederlanden mit OnlyOffice und 8 GB fĂŒr umsonst:
https://nc.nl.tab.digital (Registrierung), https://cloud.tab.digital (Homepage)

Es gibt auch eine Apps, wo man oben externe Links einfĂŒgen kann. So kann man innerhalb von Nextcloud auf externe Webanwendungen verweisen.
https://apps.nextcloud.com/apps/external

Du solltest dir zudem eine oder mehrere Nextcloud-Testinstallationen (gerne auch im Internet) besorgen, um viele Dinge ausprobieren zu können.

Danke Mailpiler war schon auf meiner Liste was ich mir anschauen wollte.

GGf. akzeptiere ich fĂŒr den Anfang (eh auch ohne Angestellte) dass das DMS nicht revisionssicher ist. Im ERP-System sind zumindest die darĂŒber abgewickelten Buchungen ja eh klar nachvollziehbar (und im nĂ€chsten Major Release dann auch unverĂ€nderlich)

Danke fĂŒr deinen Input!

UnverÀnderliche Dateien
Ist ein Ansatz, ĂŒberlege ich mal

Rainloop
Als externe Lösung könnte ich z.B. auch Roundcube einbinden ĂŒber die external Sites app. Finde das integrieren aber tatsĂ€chlich sehr sympatisch und freue mich darauf wenn hier weiterentwickelt wird.

Collabora Office
Ja habe ich auch ĂŒberlegt. Mein Nextcloud lĂ€uft auf einem Rootserver, wo ich ebenfalls eine zweite Nextcloud Instanz habe mit v18 - Inklusive dem Only Office Editor. Da geht das Tippen zwar schneller, aber ich sperre das Arbeitsblatt dauernd mit meinem eigenen Benutzer (nach eingabe des ersten Zeichens
). Hosting soll inhouse bleiben, deswegen fĂ€llt Fremdhosting leider flach. Hatte hierzu auch schon mal ein Thread hier aufgemacht, hat aber noch niemand zu geantwortet.

Externe Apps
Wie oben schon geschrieben, habe ich bereits installiert fĂŒr die Implementation von Doku Wiki. Pico CMS ist mir ein bisschen zu stumpf von den Features. ZusĂ€tzlich habe ich noch die AppOrder App https://apps.nextcloud.com/apps/apporder damit ich nicht standardmĂ€ĂŸig die Sortierung habe und ERP-System und Wiki nicht unter “
” verschwinden:

Guten Tag zusammen,

ich habe den Thread ĂŒberflogen und gelesen, dass eine Schnittstelle zwischen nc und ERPNext interessant sein wird.

Wir haben nun begonnen das Thema zu pushen und freuen uns ĂŒber Mitstreiter.
Thread: Nextcloud integration in ERPNext

Danke und GrĂŒĂŸe
Wolfram