Das sind wir fast bei dem Thema:
Wie willst Du verhindern, d. nicht mehrere Personen an einem Dokument arbeiten?
Denkst Du da an Federation?
Eine Master-Nextcloud gibt Federation Zugriff?
Warum eigentlich Nextcloud und kein ERP System?
Aus meiner Sicher bist Du mit einem ERP System besser bedient.