Fragen zu Kontakten: Gruppen / AdressbĂŒcher

Guten Tag zusammen!

Da ich keine Fehlermeldung habe, sondern eher einen Tipp im Umgang mit den Kontakten brauche, verzichte ich zunÀchst auf die Vielzahl der Angaben.

Folgendes:
Als eingetragener Verein sind wir als Elterninitiative TrĂ€ger eines Waldkindergartens. Um fĂŒr die Zukunft gut aufgestellt zu sein und der fortschreitenden Digitalisierung gerecht zu werden haben wir u.a. NextCloud ĂŒber Ionos eingefĂŒhrt.

Wir wollen sÀmtliche Kontakte ablegen und abhÀngig von der Funktion zugÀnglich machen.

Fraglich ist, ob ich eher ĂŒber ein großes Adressbuch und eine Vielzahl von Gruppen arbeite. Oder mit mehreren AdressbĂŒchern?

Ich habe zum Beispiel als Kontakte die Eltern der Kinder und die Vereinsmitglieder und den Vorstand. Zur Zeit habe ich fĂŒr jedes Kindergartenjahr eine Gruppe erstellt. So kann die Leitung z.B. gezielt Informationen an diese Gruppe senden und erreicht alle Eltern.
Dann habe ich eine Gruppe Vorstand. Dort sind alle Mitglieder des Vorstandes. Jedes Mitglied hat eine eigene Vereins-E-Mail-Adresse, abweichend von der privaten E-Mail-Adresse.
Es gibt Eltern die auch im Vorstand sind. Dort sind dann beide E-Mail-Adressen hinterlegt.

Wie kann ich festlegen welche E-Mail-Adresse ausgewÀhlt wird, abhÀngig vom Absender bzw. der angesteuerten Gruppe?

Wenn ich ĂŒber die Mail-Funktion E-Mails versenden möchte kann ich die jeweilige Gruppe auswĂ€hlen. Es passiert aber, dass wenn ich an die Gruppe Vorstand schreibe die private E-Mail-Adresse angeschrieben wird. Oder bei Auswahl der Gruppe des Kindergartenjahres wird die Adresse des Vereins und nicht die private Adresse angeschrieben.
Aus meiner Sicht wird die zuerst beim Kontakt hinterlegte Adresse ausgewÀhlt und angeschrieben.

Kann man das irgendwie Àndern? Gibt es da Einstellungsmöglichkeiten? Oder muss ich den Kontakt doppelt anlegen?

Vielen Dank fĂŒr eure UnterstĂŒtzung.

Das ist meiner Meinung nach tatsĂ€chlich ein noch nicht abgedeckter Randfall. Ich wĂŒrde mich einem grĂ¶ĂŸeren Adressbuch und Gruppen bzw. Kreisen arbeiten. Einstellungen sind mir nicht bekannt.

Guten Morgen und vielen Dank fĂŒr deine Antwort.

Ich stolpere an diesem Punkt ein wenig ĂŒber die Möglichkeiten der Freigaben. Gruppen kann ich ja nicht gezielt freigeben. AdressbĂŒcher schon. Arbeite ich mit einem Adressbuch in dem z.B. eine Gruppe mit “offiziellen” Kontakten von Ämtern usw., hĂ€tten - bei Freigabe des Adressbuches alle Mitglieder darauf Zugriff, obwohl die nur Zugriff auf die Kontakte der anderen Mitglieder und des Vorstandes haben sollen?

Da wir noch ausloten ob wir die nextcloud in unserer Schule auch nutzen können, wÀre es echt hilfreich, wenn es da Optionen bei mehreren Emails gibt. Unter Kreisen organisieren, hÀtten wir keine Abgrenzung und somit Probleme mit der DSGVO.