Hello everyone,
We are currently using the Nextcloud desktop client on macOS (latest version) with classic synchronization. At our agency, we share a “Projects” folder with many subfolders (each subfolder represents a client project). Using the “Select Files” feature, we can choose which subfolders to sync locally by checking or unchecking them. This has been working so far.
Problem: If a new project folder is created within the team, this folder is automatically checked and immediately synced on all clients. For users who are only working on one project, this is suboptimal—the local SSDs fill up unnecessarily. Ideally, new folders should not be synced initially, but only once they are explicitly selected.
I’ve reviewed existing discussions and documentation. There are older threads on this topic (e.g., from 2016/2018) where this behavior is described as a design limitation. The client developers have not yet introduced a setting to prevent the automatic synchronization of new folders in classic sync. A few workarounds have been suggested:
Create a separate sync connection for each project folder: In the settings, delete the existing folder sync connection for “Projects” via the three-dot menu, and then use “Add Folder Sync” to link only the specific subfolders. This ensures that only this one folder is kept locally; newly added sibling folders are not automatically synced. Disadvantage: A separate sync connection must be set up for each project.
Enable Virtual Files: The “Virtual Files” feature has been available since macOS Client 3.2. With this feature, all folders/files appear in Finder as placeholders (cloud icon). A file or folder is only downloaded when you open it or mark it as “Always Keep Local.” New folders are displayed as placeholders, so they do not take up storage space. This feature is enabled by default for new accounts and can be turned on or off per account in the client. Note: Finder integration of virtual files and classic synchronization cannot be used simultaneously.
“Confirmation before downloading large folders”: In the General tab of the settings, there is the option “Ask for confirmation before downloading folders larger than [X MB].” Previously, you could enter “0 MB” there to prompt a confirmation for every new folder. However, according to community reports, this workaround no longer works reliably in current client versions.
The request to generally exclude new folders from classic sync is also documented in GitHub Issues (e.g., “No way to not automatically sync new items” #10). As far as I can tell, this feature has not yet been implemented in 2026.
Does anyone have another solution? Are there perhaps settings in the newer 3.x versions of the client that I’ve overlooked? Or is the only option to switch to virtual files or manually set up individual sync connections?
Thank you for sharing your experiences!
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Hallo zusammen,
wir nutzen aktuell den Nextcloud‑Desktop‑Client unter macOS (aktuellste Version) mit klassischer Synchronisation. In unserer Agentur teilen wir einen Ordner „Projekte“ mit vielen Unterordnern (je Unterordner = ein Kundenprojekt). Mit der Funktion „Dateien auswählen“ können wir einstellen, welche Unterordner lokal synchronisiert werden sollen, indem wir sie an‑ oder abhaken. Das klappt bislang.
Problem: Wird im Team ein neuer Projektordner angelegt, wird dieser Ordner bei allen Clients automatisch angehakt und sofort mit synchronisiert. Für User, die nur an einem Projekt arbeiten, ist das suboptimal – die lokalen SSDs laufen unnötig voll. Idealerweise sollten neue Ordner zunächst nicht synchronisiert werden, sondern erst, wenn sie bewusst ausgewählt werden.
Ich habe mir vorhandene Diskussionen und Dokumentationen angeschaut. Es gibt dazu schon ältere Threads (z. B. aus 2016/2018), in denen das Verhalten als Design‑Limitation beschrieben wird. Die Client‑Entwickler haben bislang keine Einstellung eingeführt, um das automatische Synchronisieren neuer Ordner in der klassischen Sync zu unterbinden . Einige Workarounds wurden genannt:
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Jeden Projektordner als eigene Sync‑Verbindung anlegen: In den Einstellungen die bestehende Ordner‑Sync‑Verbindung für „Projekte“ über das Drei‑Punkte‑Menü löschen und anschließend über „Ordnersynchronisation hinzufügen“ nur die konkreten Unterordner verknüpfen . Dadurch wird nur dieser eine Ordner lokal gehalten; neu hinzugefügte Geschwisterordner werden nicht automatisch synchronisiert. Nachteil: Für jedes Projekt muss eine eigene Sync‑Verbindung eingerichtet werden.
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Virtuelle Dateien aktivieren: Seit macOS‑Client 3.2 gibt es die „Virtual Files“‑Funktion. Dabei erscheinen alle Ordner/Dateien in Finder als Platzhalter (Cloud‑Symbol). Erst wenn man eine Datei oder einen Ordner öffnet bzw. über „Immer lokal behalten“ markiert, wird sie heruntergeladen. Neue Ordner werden als Platzhalter angezeigt, füllen also den Speicher nicht . Diese Funktion ist bei neuen Konten standardmäßig aktiv und lässt sich im Client pro Konto ein‑ oder ausschalten . Beachten: Finder‑Integration der virtuellen Dateien und klassische Synchronisation können nicht parallel genutzt werden.
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„Bestätigung vor dem Herunterladen großer Ordner“: Im General‑Tab der Einstellungen gibt es die Option „Bestätigung anfordern, bevor Ordner größer als [X MB] heruntergeladen werden“ . Früher konnte man dort „0 MB“ eintragen, um bei jedem neuen Ordner nachzufragen. Laut Community‑Berichten funktioniert dieser Trick in aktuellen Client‑Versionen aber nicht mehr zuverlässig.
Der Wunsch, im klassischen Sync neue Ordner grundsätzlich ausgeschlossen zu lassen, ist auch in GitHub‑Issues dokumentiert (z. B. „No way to not automatically sync new items“ #10). Soweit ich sehen konnte, ist dieses Feature 2026 noch nicht umgesetzt.
Hat jemand von euch eine andere Lösung? Gibt es vielleicht in den neueren 3.x‑Versionen des Clients Einstellungen, die ich übersehen habe? Oder bleibt nur der Umstieg auf virtuelle Dateien oder das manuelle Aufsetzen einzelner Sync‑Verbindungen?
Vielen Dank fĂĽr eure Erfahrungen!